Les frais professionnels

Il est fréquent qu’un salarié utilise son véhicule personnel ou engage ses propres deniers pour des frais professionnels. Qu’est ce qui est pris en charge, qu’est ce qui est déductible des impôts, comment sont-ils remboursés ?

Sommaire

1.0  Définition et cadre légal des frais professionnels

1.1 Définition des frais professionnels

1.2 Des obligations contractuelles pour l’employeur

2.0  Nature des frais professionnels

3.0  L’employeur a 3 méthodes de calcul pour indemniser le salarié

3.1  Les frais professionnels : calcul aux frais réel

3.2  Les frais professionnel : calcul à l’indemnité forfaitaire

3.3  Les frais professionnels : la déduction supplémentaire pour frais professionnels

4.0 Une seule méthode de remboursement des frais professionnels dans certains cas.

1.0  Définition et cadre légal des frais professionnels

Vous êtes employeur et vos salariés engagent des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle ? Certaines dépenses sont assimilées à des frais professionnels. Les entreprises et les salariés peuvent en effet déduire les frais engagés dans le cadre de leur profession, selon des règles bien précises. Faisons le point sur la gestion des frais professionnels pour l’employeur.

   1.1 Définition des frais professionnels

Les frais professionnels sont des dépenses effectuées par un salarié dans le cadre de sa fonction, dans le cadre de son emploi et/ou liées aux déplacements professionnels. Ces dépenses sont en relation directe et nécessaires dans l’accomplissement du travail du salarié.

   1.2 Des obligations contractuelles pour l’employeur

?            Il est interdit à l’employeur de soustraire les frais professionnels de la rémunération du salarié,

?            Toute clause du contrat de travail stipulant que le salarié prend en charge les frais professionnels est nulle.

Cependant si le salarié conserve la charge de ces frais moyennant une indemnité forfaitaire, sa rémunération doit rester au moins égale au SMIC ou au minimum conventionnel.

2.0  Nature des frais professionnels

La nature des frais engagés dans le cadre de la fonction professionnelle qui peuvent être indemnisés  par l’employeur sous certaines conditions sont les suivants:

1. la nourriture,
2. le logement,
3. les frais liés à l’utilisation à titre professionnel d’un véhicule personnel,
4. les frais engagés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire,
5. les frais de grand déplacement,
6. les frais de télétravail ;
7. les frais liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).

3.0  L’employeur a 3 méthodes de calcul pour indemniser le salarié

Pour l’employeur iL existe 3 méthodes de calcul afin de procéder aux remboursements ou à l’indemnisation des frais professionnels à ses salariés.

1. Remboursement aux frais réels correspondant aux dépenses réellement engagées,
2. Indemnisation sous forme d’allocations forfaitaires si les frais n’excèdent pas certains montants fixés par l’arrêté*. Les forfaits sont fixés dans l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale,
3. La déduction supplémentaire pour frais professionnels.

   3.1  Les frais professionnels : calcul aux frais réel

Le remboursement aux frais réels correspond aux dépenses réellement engagées.

Ce sont principalement les frais de repas, de transport, de déplacement et toute autre dépense effectuée dans l’intérêt de l’entreprise.

2 conditions pour le remboursement aux frais réels :

1. L’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels selon leur nature pour pouvoir viser l’Exonération des cotisations sociales.
2. Le salarié doit fournir tous les justificatifs des factures produites, des dépenses occasionnées dans le cadre de son travail et ses déplacements. Les motifs d’une invitation au restaurant ainsi que le nom des personnes invitées seront inscrits à l’arrière de la facture du restaurant par exemple. En ce qui concerne les indemnités kilométriques, les justificatifs doivent faire référence à la date, au lieu de la mission, le kilométrage effectué ainsi que la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Si les renseignements fournis sont incomplets ou erronés, l’Urssaf a le droit de réintégrer ces frais dans l’assiette des cotisations sociales.

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base réelle d’engagement de frais :

1. Le salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail,
2. Le salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication,
3. Le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle,
4. les salariés des entreprises françaises, détachés à l’étranger, et des sociétés étrangères, détachés en France,
5. Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre-mer, les territoires français outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

   3.2  Les frais professionnel : calcul à l’indemnité forfaitaire

Le salarié conserve la charge de ses frais professionnels moyennant le versement d’une somme fixée de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération du travail proprement dite reste au moins égale au SMIC. Cette indemnité forfaitaire est établie selon un barème fixé par l’Urssaf.  Le salarié n’a pas à fournir de justificatifs à son employeur.

L’administration prévoit des limites forfaitaires d’exonération pour les indemnités :

1. de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence
2. de restauration sur le lieu de travail
3. de repas hors des locaux de l’entreprise
4. forfaitaires kilométriques (barèmes publiés annuellement par l’administration fiscale), lorsque le salarié est contraint d’utiliser à des fins professionnelles son véhicule personnel ;
5. forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les territoires français d’outre-mer et à l’étranger
6. destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture, le temps d’un logement définitif, engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle
7. destinées à compenser les dépenses liées à l’installation dans le nouveau logement, engagées pour la mobilité professionnelle

   3.3  Les frais professionnels : la déduction supplémentaire pour frais professionnels

La déduction supplémentaire pour frais professionnels dans la limite de 7600 euros en matière sociale (article 9 de l’arrêté du 20 décembre 2002). Elle implique pour les entreprises d’appliquer des taux réduits de cotisations.

Principes de la déduction forfaitaire spécifique

Pour certaines professions listées par le code général des impôts une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnel est autorisée, ce qui permet de réduire la base de calcul des cotisations sociales dues sur les rémunérations. Les professions visées sont celles figurant à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.

Cette déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels s’exprimée par un taux d’abattement allant de 5 à 40 % selon les professions dans la limite de 7 600 € par an.

Le taux de déduction varie en effet selon la profession :

1. les VRP et journalistes le taux est de 30 %,
2. les ouvriers du bâtiment le taux est de 10 %
3. les artistes cinématographiques le taux est de 25 %.

L’application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels ne peut avoir pour conséquence de ramener la rémunération soumise à cotisations en deçà de la valeur du Smic en vigueur.

Conditions préalables de l’application de la déduction forfaitaire supplémentaire

La pratique de cette déduction est optionnelle et dépend de la volonté de l’employeur avant l’établissement de la DADS*.

La pratique de la déduction forfaitaire spécifique est prévue par un accord collectif ou la convention collective :

1. Le comité d’entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord à l’application de la déduction forfaitaire spécifique
2. Le salarié a accepté l’application de la déduction
3. Une convention ou un accord collectif du travail l’a explicitement prévu

Impératif: l’application de la déduction forfaitaire supplémentaire doit figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant au contrat

*La DADS (Déclaration Annuelle de Données Sociales) est une formalité administrative obligatoire que doit accomplir toute entreprise employant des salariés, en application de l’article L133-5-4, R243-14 du code de la sécurité sociale et des articles 87, 88, 240 et 241 du Code Général des Impôts.

4.0 Une seule méthode de remboursement des frais professionnels dans certains cas.

Certains cas obligent le remboursement aux frais réels. Voici les situations professionnelles dont les dépenses seront remboursées uniquement sur la base réelle d’engagement de frais :

1. Le salarié en situation de télétravail,
2. Les frais engagés par le salarié pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication,
3. Les frais de déménagement engagés par le salarié en situation la mobilité professionnelle,
4. Les frais exposés par les salariés des entreprises françaises mais détachés à l’étranger, des sociétés étrangères, détachés en France,
5. Les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements d’outre-mer, les territoires français outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Dans ces 5 situations, l’employeur ne pourra choisir que la méthode du remboursement des frais au réel. Le salarié est tenu de présenter les justificatifs de chaque dépense engagée avec l’objet de la dépense, la date et toutes les informations afférentes aux factures produites.

Est ce que les frais professionnels sont des avantages en nature pour l’administration fiscale

Les frais ne sont pas appliqués si le salarié utilise une voiture louée par la société ou un véhicule acheté à crédit par l’entreprise, y a t-il un

 

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